Website logo

Privacyreglement


  1. Inleiding


    In haar statuten heeft de Familiestichting Overmars(ch) onder meer opgenomen dat zij haar doel tracht te verwezenlijken door van tijd tot tijd bijzonderheden over de geschiedenis en de geslachten Overmars(ch) te publiceren. Onder deze bijzonderheden kunnen zich privacygevoelige gegevens bevinden.


    Onder privacygevoelige gegevens wordt verstaan alle gegevens en zaken die na een periode van 100 jaar beschikbaar zijn gekomen of zich hebben afgespeeld, waarvan de personen zelf of hun nabestaanden of hun directe aanverwanten schade van kunnen ondervinden bij publicatie of verstrekking daarvan aan derden. Dergelijke gegevens kunnen zijn: faillissementen, veroordelingen, lidmaatschappen van extreme organisaties, zoals NSB, seksuele geaardheid of voorkeur, lichamelijke of geestelijke afwijkingen, enz.


    Gegevens uit de registers van de burgerlijke stand, zoals geboorte-, huwelijks-, overlijdens- en echtscheidingsdata worden niet als privacygevoelig beschouwd.


  2. Doel van de persoonsregistratie


    Het publiceren van de familiegeschiedenis van een groep mensen met dezelfde naam, die op verschillende wijze geschreven kan zijn, of van groepen mensen waarvan de namen min of meer dezelfde herkomst hebben. Daarbij wordt een zo compleet mogelijk beeld van deze personen met aanverwanten beschreven.


  3. Welke gegevens


    De volgende gegevens worden vergaard: geboorte-, doop-, huwelijks-, overlijdens- en begraafdata en plaatsen. Samenlevingsvormen zoals \"op basis van een huwelijkscontract\". Gegevens betreffende een eventuele ontbinding van het huwelijk of andere samenlevingsvorm. Lichamelijke, sociale, maatschappelijke en sportieve bijzonderheden of vaardigheden en zonodig de godsdienst. Adres, telefoonnummer, fax en E-mail. Alles wat verder al over de persoon gepubliceerd is, inclusief beelden, zoals foto's, tv- en video-opnamen en geluidsregistraties.

    De Familiestichting heeft geen andere gegevensverzamelingen in haar bezit dan die met betrekking tot de familienaam, in de ruimste zin van het woord.


  4. Bronnen


    De gegevens worden vergaard uit de volgende bronnen:

    • Van personen uit de eerste hand of uit de tweede hand van familieleden
    • Via mondelinge- of schriftelijke overlevering van derden, zoals publicaties
    • Persoonskaarten en persoonslijsten
    • Via archiefonderzoek



  5. Beschikbaar stellen aan derden


    Indien derden een beroep doen op de geregistreerde gegevens dient voor het afgeven van deze gegevens toestemming te worden verkregen van de betrokken persoon, zijn/haar verwanten of nabestaanden.


  6. Wijze van beschikbaar stellen


    Gegevens worden verstrekt middels persoonlijke overhandiging, schriftelijk per brief, fax of E-mail, of op elektronische datadragers als diskette, Cd-rom, DVD of videoband.


  7. Verstrekking binnen de Familiestichting


    De gegevens die verstrekt worden binnen de donateurskring van de Familiestichting zijn voornamelijk geboorte-, trouw- en overlijdensdata. Indien noodzakelijk worden ook adressen verstrekt die uitsluitend mogen worden gebruikt voor benadering van deze personen voor verwerving van gegevens. Privacygevoelige zaken worden niet verstrekt. Alle correspondentie wordt vastgelegd.


  8. Verstrekking buiten de Familiestichting


    Dezelfde gegevens (met uitzondering van adressen) en wijze van verstrekking en registratie als vermeld onder art. 6, vindt plaats aan personen en organisaties die zich bezighouden met genealogie, met als doel het verkrijgen van aanvullende - of nieuwe gegevens als tegenprestatie.

    Bij verzoeken om adressen zal voor verstrekking toestemming aan betrokkene worden gevraagd.


  9. Toegankelijkheid


    Een verzoek van geregistreerde(n) of hun wettelijke vertegenwoordiger(s) om kennisneming, verbetering (met inbegrip van verwijdering) en mededeling van verstrekking van de over hen opgenomen gegevens moet worden gedaan aan het secretariaat van de Familiestichting.

    Het verzoek dient schriftelijk, per brief, fax of E-mail te geschieden.

    In principe zijn er geen verdere administratieve voorwaarden verbonden aan de afhandeling van een dergelijk verzoek. Voor de traceerbaarheid binnen het administratieve systeem kan het nodig zijn enkele aanvullende persoonlijke gegevens te verstrekken zoals bijvoorbeeld naman van ouders en/of voorouders.

    Aan een verzoek om kennisneming van gegevens zijn geen kosten verbonden.

    Voor personen of instanties die buiten Nederland zijn gevestigd gelden dezelfde maatstaven.


  10. Bezwaren


    Betrokkenen kunnen bij de Familiestichting een verzoek indienen om persoonlijke gegevens niet te publiceren. Gevallen als deze dienen niet noodzakelijk te worden aangemeld bij de Registratiekamer.


  11. Uitvoering


    De persoonsregistratie vindt plaats m.b.t. de familiegeschiedenis en op het adres van de Familiestichting. Deze registratie is deels geautomatiseerd met een bijbehorend handmatig bestand. De houder van de persoonsregistratie is de Familiestichting Overmars(ch) als rechtspersoon.

    Functioneel verantwoordelijk voor de persoonsregistratie is het bestuur, met name de secretaris/archivaris van de Familiestichting.

    Mocht de registratie aan derden worden uitbesteed, dan zal het bestuur overeenkomstig artikel 7, passende maatregelen treffen ter waarborging van de privacy. Gegevens die onder de privacy bescherming vallen, worden in een apart bestand opgeslagen en alleen het dagelijks bestuur heeft toegang tot deze gegevens. Het bestuur is tot geheimhouding verplicht.


  12. Toezichthoudend(e) functionaris(sen)


    Indien een functionaris, niet behorende tot het bestuur van de Familiestichting Overmars(ch), de taak heeft het archief te onderhouden of bij te houden, dan dient deze taak in een hiertoe speciaal opgemaakt reglement te zijn beschreven. Dit reglement voorziet minimaal in het beheren, registreren en aanvullen van de gegevens, alsmede de waarborging van de privacy van de personen die in dit archief geregistreerd zijn. Referentiekader is de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
    .

  13. Onvoorzien


    Daar waar het regelement niet in voorziet, zal het dagelijks bestuur naar eer en geweten beslissen.